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タイムレコーダーで残業時間を正確に！計算方法からおすすめ機種まで徹底解説
2025/12/16 11:22
| ©日本機器通販
「残業代の計算、間違ってないかな…」
あなたはそう思ったことはありませんか？
残業時間の計算は意外と複雑で、手作業ではミスも起こりがちです。もし計算を間違えてしまうと、従業員とのトラブルや、最悪の場合、法律違反に問われる可能性も…。
この記事では、タイムレコーダーを使った正確な残業時間の計算方法から、タイムレコーダー導入のメリット、各社の製品比較まで、徹底的に解説します。この記事を読めば、あなたの会社に最適なタイムレコーダーを見つけることができて、正確な勤怠管理を実現できるでしょう。
残業時間の計算方法をマスターしよう
残業時間の計算は、従業員の賃金に関わる重要な業務です。正確な残業代を支払うためには、まず残業時間の基本的な考え方や、労働基準法で定められたルールを正しく理解しておく必要があります。ここでは、残業時間の計算方法の基本から、割増賃金、深夜残業、休憩時間の取り扱いまで、詳しく解説していきます。(本校執筆時点のデータです。)
労働時間の定義
労働基準法において、労働時間とは「使用者の指揮命令下に置かれている時間」を指します。これは、実際に作業を行っている時間だけでなく、作業の準備や片付けの時間、研修やミーティングへの参加時間など、業務上必要な行為を行っている時間も含まれます。
具体的には、就業規則や雇用契約書で定められた所定労働時間だけでなく、会社からの指示で残業を行った時間や、移動時間であっても業務性が認められる場合は労働時間としてカウントされます。何が労働時間とみなされるかを正確に把握することが、残業計算の第一歩となります。
残業時間の計算方法（基本）
残業時間とは、法定労働時間（原則として1日8時間、週40時間）を超えて労働した時間のことを指します。この法定労働時間を超えた分が「法定時間外労働」となり、割増賃金の対象となります。
基本的な計算方法は以下の通りです。
残業時間 ＝ 実労働時間 － 法定労働時間
例えば、所定労働時間が9時から17時（休憩1時間、実労働時間7時間）の従業員が、ある日に20時まで勤務した場合を考えてみましょう。
- 所定労働時間：7時間
- 実労働時間：10時間（9時～20時、休憩1時間）
- 法定労働時間：8時間
この場合、実労働時間は10時間ですが、法定労働時間が8時間のため、法定労働時間を超える2時間（10時間 - 8時間）が残業時間となります。自社の就業規則で定められた所定労働時間を超えていても、法定労働時間を超えていない場合は、割増賃金の対象とならない「所定外労働」として区別されることもあります。
割増賃金の計算方法
法定労働時間を超えて労働させた場合、会社は通常の賃金に加えて割増賃金を支払う義務があります。割増賃金には、時間外労働、休日労働、深夜労働の3種類があり、それぞれ異なる割増率が適用されます。
主な割増率は以下の通りです。
- 法定時間外労働（月60時間以内）: 基礎賃金の125%以上
- 法定時間外労働（月60時間超）: 基礎賃金の150%以上（中小企業は2023年4月1日から適用）
- 法定休日労働: 基礎賃金の135%以上
計算式: 1時間あたりの基礎賃金 × 割増率 × 残業時間数
例えば、1時間あたりの基礎賃金が1,000円の従業員が、法定時間外労働を5時間行った場合、残業代は「1,000円 × 1.25 × 5時間 ＝ 6,250円」となります。
月60時間を超える時間外労働については、中小企業も2023年4月1日から割増率が引き上げられ、大企業と同様に150%以上となりました。この点には特に注意が必要です。
深夜残業の計算方法
深夜残業とは、22時から翌朝5時までの間に労働した時間を指します。この時間帯に労働させた場合、通常の賃金に加えて、基礎賃金の25%以上の割増賃金を支払う義務があります。
- 深夜労働: 基礎賃金の25%以上
深夜労働が法定時間外労働と重なる場合は、それぞれの割増率が合算されます。
例: 法定時間外労働かつ深夜労働の場合
- 割増率：時間外労働125% ＋ 深夜労働25% ＝ 合計150%以上
例: 法定休日労働かつ深夜労働の場合
- 割増率：休日労働135% ＋ 深夜労働25% ＝ 合計160%以上
1時間あたりの基礎賃金が1,000円の従業員が、22時から24時までの2時間、法定時間外労働かつ深夜労働を行った場合、残業代は「1,000円 × 1.50 × 2時間 ＝ 3,000円」となります。
休憩時間の取り扱い
休憩時間は、労働者が労働から完全に解放され、自由に利用できる時間であり、労働時間には算入されません。労働基準法では、労働時間に応じて以下の休憩を与えることが義務付けられています。
- 労働時間が6時間を超え8時間以下の場合: 少なくとも45分
- 労働時間が8時間を超える場合: 少なくとも1時間
休憩時間を正しく管理することは、正確な残業計算を行う上で非常に重要です。例えば、所定の休憩時間を取得せずに働いた場合、その時間は労働時間とみなされ、残業時間の発生につながる可能性があります。また、休憩時間と称していても、電話番や来客対応など、実質的に業務から解放されていない時間は労働時間と判断されるため注意が必要です。タイムレコーダー導入のメリットと注意点
タイムレコーダー導入のメリットと注意点
タイムレコーダーの導入は、単に勤怠を記録するだけでなく、企業の運営に多岐にわたるメリットをもたらします。しかし、導入にあたっては注意すべき点も存在します。ここでは、タイムレコーダー導入の具体的なメリットと、事前に考慮すべき注意点について詳しく解説します。
導入のメリット（正確な時間管理、人件費削減、コンプライアンス強化）
タイムレコーダーを導入することで、主に以下の3つの大きなメリットが期待できます。
- 正確な労働時間の把握 従業員が各自で出退勤時刻を記録するため、手書きによる記入ミスや改ざんのリスクを大幅に減らせます。これにより、実際の労働時間を正確に把握し、サービス残業の防止にもつながります。
- 残業代計算の自動化と人件費削減 多くのタイムレコーダーは、打刻データに基づき残業時間を自動で計算する機能を備えています。これにより、これまで手作業で行っていた集計作業の負担が軽減され、計算ミスも防止できます。結果として、給与計算にかかる時間とコストを削減し、適切な人件費管理に貢献します。
- 労働基準法遵守によるコンプライアンス強化 労働時間の正確な記録は、労働基準法で定められた企業の義務です。タイムレコーダーを導入することで、客観的な記録を残し、労働時間の上限規制や残業代の適切な支払いを遵守できます。これにより、労働基準監督署からの指導リスクを低減し、企業としての信頼性向上にもつながります。
導入の注意点（初期費用、運用コスト、従業員への周知）
タイムレコーダー導入を成功させるためには、メリットだけでなく、以下の注意点も理解しておくことが重要です。
- 初期費用 タイムレコーダー本体の購入費用や、付属ソフトが必要な場合はその費用が発生します。特にICカード型の場合、専用の機器やシステムの導入に一定の初期投資が必要となることがあります。予算を考慮し、自社に最適なタイプを選ぶことが大切です。
- 運用コスト タイムカード型であれば消耗品のタイムカード代、ICカード型であればカード発行費用などが運用コストとして発生します。これらのランニングコストも考慮に入れ、長期的な視点で費用対効果を検討しましょう。
- 従業員への周知 新しいタイムレコーダーを導入する際は、その目的や使用方法を従業員に事前にしっかりと周知することが不可欠です。導入の意図を明確に伝え、操作方法に関する説明会やマニュアル配布を行うことで、スムーズな移行を促し、従業員の理解と協力を得られます。
各メーカー残業計算におすすめの機種
アマノ
アマノ MX-1000は、社員モード(定時帯(所定内時間)を設定し、遅刻や早退、早出と残業・深夜残業を計算するモード)にて残業管理がばっちりできます。
また、コネクテッドツールとタイムレコーダーをネットでつなげれば、管理者は”リアルタイム”の出勤状況が確認できます。打刻データのCSVダウンロードも可能です。
マックス
マックスの「ERシリーズ」は、シンプルな操作性と印字の見やすさで、手軽に導入したい企業に人気があります。
ER-250S2は、残業時間を集計することができるため、締め後の作業がラクになります。 「早出」や「残業」を特別に管理する時は、本体の「ダイレクト設定ボタン」の一つ「早出/残業」ボタンを押してた後にカードを入れると、早出の"ハ"あるいは残業の"ザ"がタイムカードに印字され、通常の労働時間と区別する設定ができます。
セイコー
セイコーのタイムカード式「Zシリーズ」は、正確な時刻管理と堅牢な作りが特徴であり、製造業など時間の正確性が特に求められる現場での利用に適しています。
Z170は、《2欄集計機》モードで、日毎の残業時間数、累計残業時間数、残業回数を印字することができます。
また、計算補助ツール≪タイムカード for Z170≫をメーカーホームページから無償でダウンロードしていただけます。
ニッポー
カルコロ100は、時間外労働の割増賃金計算が手軽にできます。また、45時間と60時間を超えた残業時間を別途印字します。(休日勤務は含まれません)
また、打刻データをCSV出力可能で、給与計算ソフト(PCA給与・給与奉行・弥生給与など)も連動OKです。
まとめ：あなたの会社に最適なタイムレコーダーを選び、勤怠管理を効率化しよう
この記事では、残業時間の正確な計算方法から、導入のメリットと注意点、そして主要メーカーのおすすめ製品まで、勤怠管理に関する幅広い情報を提供してきました。
残業時間の計算は複雑であり、手作業ではミスが発生しやすく、それが従業員とのトラブルや法的な問題に発展するリスクもはらんでいます。タイムレコーダーを導入することで、労働時間の正確な把握、残業代の適切な計算、そして労働基準法をはじめとする各種法令の遵守が可能になります。
自社の規模や業種、就業規則、そして予算に合わせた最適なタイムレコーダーを選ぶことが、勤怠管理の効率化とコンプライアンス強化の第一歩です。多様な選択肢の中から、貴社にとって最もメリットのあるタイムレコーダーを見つけてください。
この記事が、あなたの会社が正確な勤怠管理を実現し、より生産性の高い組織運営を行うための一助となれば幸いです。最適なタイムレコーダーを選び、勤怠管理を効率化することで、従業員の満足度向上と企業の成長に繋げましょう。
